… vamos a terminar usando un fax para compartir información.

En la empresa vamos a comenzar a trabajar con un grupo de desarrollo externo para construir la futura página web de la misma. Supongo que es algo de lo más habitual para otros pero a mí, que estoy más sólo que la una, me pilla completamente de nuevas. ¿ Cómo se hace eso en otros sitios ? ¿ Emplean supertecnologías como la videoconferencia aunque sea matar moscas a cañonazos ? ¿ Programas de escritura colaborativa en red ? ¿ La nube dichosa ?

Lo ignoro y en realidad no quiero saberlo. Y no quiero porque estoy harto de adaptarme a modas y manías, y de terminar instalando programas de terceros para hacer la vida de los demás más sencilla. Voy a aprovecharme de que soy el cliente, el que paga, el jefazo -o por lo menos el que tiene que dar el visto bueno- y voy a ver si consigo contentar a todos empezando por mí mismo.

Bandos y bandas

Por un lado estamos nosotros, la empresa cliente, que formamos un bando en el que estoy yo como informático y un compañero como experto en los productos y clientes de la empresa (que lo es porque tiene tablas de sobra) y bastantes conocimientos de informática a nivel de usuario.

La otra banda la forma un desarrollador de la otra empresa, tal vez otro más que nos presentarán en su momento y un coordinador del proyecto que supongo será el jefe.

Aunque también están los gerentes de mi empresa que tendrán mucho que decir en las fases finales, pero que es mejor que ni se enteren de nada antes por si les dar por hacer sugerencias.

Flujo de trabajo

Por lo que he podido ver el flujo de trabajo va a ser de lo más sencillo:

1. Enviamos especificaciones, imágenes, datos y preguntas
2. Recibimos respuestas, correcciones y más especificaciones.
3. Intercambiamos preguntas y respuestas y seguimos enviando datos e imágenes
4. En algún punto consideramos que hemos terminado una fase y que podemos informar a los jerarcas para ver si proseguimos.

Los datos son, pues, archivos XML, archivos jpeg y algún PDF que otro. Las preguntas y las respuestas puro texto. ¿ Qué necesitamos ?

Herramientas necesarias

En mi opinión ya existe un buen número de herramientas que podemos emplear para comunicarnos sin necesidad de inventar nada nuevo, ni de apuntarnos a ningún servicio web extravagante. Así se lo he propuesto y ya veremos qué me dicen.

Lista de correo

Una lista de correo es magnífica por lo siguiente:

1. La información llega a todos por igual y al mismo tiempo.
2. Puede quedar un registro de cada comunicado, incluyendo fechas y horas.
3. Se pueden usar firmas digitales para dar veracidad a la información.
4. Cada comunicado puede incluir información adjunta que, de nuevo, se reparte a todo el mundo en igualdad.
5. Emplear el mecanismo de hilos también permite mantener varias conversaciones al mismo tiempo.
6. El acceso al correo electrónico es tan universal que puede manipularse en muchos sitios distintos y seguir trabajando o consultar sobre el trabajo desde muchos sitios.

Ahora bien, siendo realistas es posible que estos mismos argumentos sean vistos como perjudiciales:

1. ¿ Todo el mundo implicado quiere tener acceso a todos los mensajes sobre el proyecto ? ¿ Seguro ? Mira que lo mismo al final terminamos saturados y tenemos que crear otro grupo más con su correspondiente lista. No creo que éste sea el caso, pero desde luego prefiero que los jefes no estén presentes en la lista precisamente por no inundarles de detalles que no les interesan ni entienden.
2. Si no se lee el correo regularmente el mecanismo no se puede emplear para asuntos urgentes. Claro que si apaga el móvil y se mete en el hoyo familiar cuando termina su jornada laboral tampoco va a atender requerimientos y peticiones de madrugada, ¿ no ?
3. El que la fecha, la hora, el contenido y hasta la misma firma digital queden almacenados para el futuro puede ser visto como una amenaza en caso de problemas y reclamaciones.
4. Enviar a todo el mundo una copia de los datos quizás no sea una buena idea, especialmente si el contenido es muy grande y no va a ser empleado por todos. Además, en este caso sería una simple replicación, sin control de cambios ni de accesos a un contenido común, que puede convertirse en obsoleto si no se tiene cuidado.
5. El mecanismo de hilos es genial siempre y cuando los participantes lo empleen correctamente. Eso significa que si hay un asunto nuevo se tiene que crear un nuevo hilo y que uno debe ceñirse en lo posible en sus respuestas al contenido del hilo en curso.
6. El tener un acceso tan ubiquo a las conversaciones y a los datos también puede no entusiamar por igaul a todos el mundo; tanto por las pobres medidas de seguridad que algunos tienen sobre sus buzones, como a la carga emocional que conlleva saber que si puedes estar trabajando, ¿ qué haces perdiendo el tiempo en el sofá de casa con tu familia ? ¿ Eh ? ¡ Pues venga, arreando !

Repositorio de archivos

Teniendo en cuenta que se trata de fabricar una página web y que ésta puede llegar a tener toneladas de bits en imágenes y textos, ¿ qué mejor que un repositorio de archivos para evitar replicarlos a diestro y siniestro ?

Bueno, pues mejor que un repositorio pelado un repositorio con control de versiones, ¿ no ? Y ese es un problema porque un repositorio pelado, especialmente uno en el que los datos fluyan en un único sentido, de nosotros a ellos, puede resolverse con un viejo y fiable servidor FTP; el destinatario puede emplear simplemente un navegador web para acceder a los datos.

Por otra parte, un almacén de datos con control de versiones es más difícil de entender y más costoso de mantener correctamente, y puede ser verdaderamente exagerado si los cambios de contenido son sobre entidades como imágenes y sonidos. ¿ Interesa realmente recuperar una versión anterior de una imagen de un producto ? El sobrecoste implícito para ello no es despreciable. Así pues, y para resumir, el almacén de archivos en este caso puede ser perfectamente un servidor FTP.

Wiki

¿ Y los textos ? La información textual como las descripciones de cosas o las especificaciones de funcionamiento sí que pueden cambiar, y mucho, pero su tratamiento es muy distinto. Aquí si sería necesario emplear una herramienta de manejo más suave, como un wiki.

Tiene muchas ventajas:

1. Acceso casi universal a la información dado que se emplea un navegador web.
2. Introducción rápida de textos con una preocupación casi inexistente por su aspecto.
3. Método sencillo de estructurar la información con encabezados, listas, tablas y etiquetas (incluyendo algún toquecito tipográfico que otro).
4. Manejo de enlaces a recursos internos y externos integrado y fácil de usar.
5. Histórico de cambios y protección de contenidos factible e integrado de serie.

Pero reconozco que en nuestro caso no vamos a invitar al otro bando a hacer uso de ello. Quiero que nos sirva sólo a nosotros, para tener las ideas claras y hacer aportaciones seguras que luego podamos enviar al otro lado mostrando un frente común. No es que sean adversarios ni nada similar -al principio son más bien socios, aunque luego, cuando empiecen las carreras y los gritos ya veremos- es sólo que es mejor que crean que no hay fisuras en por dónde poder cambiar requerimientos o enfoques.