… da igual el que sea. Estas son las preguntas que le haré a cualquiera que pretenda venderme un programa básico para mi trabajo.

No quiero hacer trampas, no se trata de venderte una aplicación para gestionar declaraciones con la agencia tributaria de turno; estoy hablando de un programa como un ERP (gestión comercial de toda la vida) que va a ser el eje central de toda la informática de la empresa. También hablo de algo más que una venta puntual; es una relación que creamos con la empresa vendedora como proveedor principal. Y sí, estoy seguro de que en esa relación existirá un pago regular por servicios; lo que quiero es entender que es lo que incluyen con el mayor detalle posible.

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Instalación

• ¿ Quién realiza la instalación en nuestras máquinas ?
• ¿ Qué acceso necesitan: local, remoto ?
• ¿ Qué privilegios administrativos son necesarios ?
• ¿ Existe algún contrato de confidencialidad ?

Dar acceso a un desconocido a la red interna es delicado. Si el nivel que necesitan es el de administrador las cosas se pueden torcer en cualquier momento y no sabremos a quién responsabilizar. Si el nivel de acceso es inferior, relativo sólo al producto y con inclusiones puntuales en la administración del sistema, se puede saber a quién dirigirse con cada problema.

En cualquier caso van a tener acceso a nuestros principales datos, de los que somos propietarios y custodios. Necesitamos algún tipo de compromiso legal que nos proteja en caso de filtraciones u otros problemas de seguridad.

Copias de seguridad

• ¿ Quién las hace ?
• ¿ Forman parte de un plan de contingencias ?
• ¿ Cuál es el proceso para restaurar la instalación ?

Las copias de seguridad requieren recursos extras y son de obligado cumplimiento. ¿ Quién se encarga de controlar que se hagan ? ¿ Se pueden integrar en el sistema de copias ? ¿ Qué ocurre si el sistema queda destruido o inutilizado de alguna forma ? ¿ El producto incluye un procedimiento para restaurar su funcionamiento en otro sistema ? ¿ Tenemos que hacerlo nosotros ? ¿ Contaremos con ayuda ?

Son demasiadas preguntas pero es que se me ocurren un montón de cosas al respecto. Un problema puntual puede ser resuelto por el servicio técnico dentro de su mantenimiento, una caída general seguramente requiera hardware y software actuando por separado.

Acceso a nuestros datos

• ¿ Tendremos acceso a nuestros datos sin usar el programa ?
• ¿ Qué opciones hay para migrar los datos a un nuevo programa ?
• ¿ Qué posibilidades existen de conexión con programas de terceros ?

Existen dos aspectos en este tema: cómo exportar los datos y cómo conectar otros programas.

La exportación de datos puede ser tan simple como exportar una tabla de la base de datos relacional subyacente o tan compleja obtener los datos de una factura de ventas en algún formato estandarizado.

Sobre la conexión, ¿ qué decir ? Dependiendo de lo que se esté usando entre bastidores para organizar la información, ¿ que opciones se contemplan para conectar programas de terceros ?

Actualizaciones

• ¿ Quién gestiona las actualizaciones ?
• ¿ Existen actualizaciones de seguridad ?
•  ¿ Están incluidos los cambios de versión mayor del producto ?

Poco más tengo que decir al respecto. Las actualizaciones de seguridad son cambios en el programa que pueden incluir errores y dependiendo de cómo esté construido tal vez sea necesario pararlo durante dichas actualizaciones. ¿ En horario laboral ?

Los cambios mayores de versión también pueden ser un motivo de discusión en el futuro. Por poner un ejemplo real, nuestro catálogo web funciona sobre Drupal y la empresa que lo gestiona nos ha puesto una línea muy concreta sobre la actualización a la versión 8: será necesario un cambio de contrato y de condiciones; tampoco aseguran que todo siga funcionando en la versión actual, la siete.. ¿ Podemos seguir usando esta versión  o nos veremos obligados a una migración traumática ?

Uso del producto

• ¿ Existe documentación de uso disponible ?
• ¿ Se incluye algún tipo de formación del personal ?
• ¿ Qué ocurre con las dudas puntuales sobre uso diario ?

Dependiendo del tipo de desarrollo que haya tenido el producto puede que exista documentación actualizada y real sobre él. Si no es así nos veremos obligados a resolver muchas dudas hablando con el servicio técnico. Saber que tendremos documentación de algún tipo a la que recurrir influirá mucho en la decisión de adoptarlo. Y estoy pensando en esos pequeños trucos de uso que los operarios van aprendiendo y que no está reflejado en ninguna parte; ese conocimiento termina formando parte de la curva de aprendizaje del nuevo personal y requiere tiempo y añade gastos.