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Thunderbird y las plantillas

Pues mira que suelo ser partidario de ahorrarme trabajo pero hasta ahora no había contemplado la opción de emplear plantillas para los mensajes de correo.

¿ Que por qué ahora ? Pues porque estaba dándole vueltas a cómo crear un informe, resumen, lista de cosas que he hecho en el trabajo semanalmente y empezaba a darme pereza la idea de crear todas las semanas un nuevo texto desde cero.

Entonces he recordado dos cosas: una es que he vuelto al trabajo y a utilizar un blog especial donde describo lo que hago a lo largo del día. Ya tengo el contenido.

La otra es que puedo emplear mensajes de correo electrónico como borradores y acceder a ellos desde cualquier lugar e ir actualizándolos. Ya tengo el mecanismo de trabajo.

Después he empezado a pensar en qué clase de informe quería crear. Para los detalles está el blog y repetirme es absurdo. ¿ Qué tal abstraerme y pensar en el destinatario ? Generalmente alguno de mis jefes. Ni ganas ni tiempo de leer mis informes, eso es obvio, por lo que el enfoque debe ser casi de anuncio y si me ignoran al menos me queda constancia de cuándo y qué les envié. Y eso importa. Al menos a largo plazo que es cuando pueden surgir los roces.

El encabezado de cada mensaje sería algo así como Resumen: del 3 al 5 de junio de 2020. Y el cuerpo con secciones y listas de puntos:

  • Avances visibles
  • Avances no visibles
  • Incidencias resueltas
  • En breve

Y dentro de cada sección una lista simple de cosas. En las incidencias resueltas las siguientes que son un ejemplo pero basadas en hechos reales:

  • Corregido error en ERP que impedía enviar correos a los clientes automáticamente.
  • Reemplazado un disco defectuoso en el servidor copias.

Así que en este punto tengo casi todo resuelto excepto el no tener que pensar en la forma de los informes. Y es ahí donde entran las plantillas que el programa Thunderbird puede emplear.

En la documentación mencionan que para crear una plantilla se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Crear un mensaje de correo nuevo.
  2. Aplicar el formato deseado.
  3. Añadir texto.
  4. Guardarlo como plantilla empleando el menú Archivo->Guardar como->Plantilla.

Voy a mostrar un ejemplo de cómo quedaría una plantilla como la que pretendo usar. Primero la edición del mensaje preparada con sus titulares y listas de cosas.

Plantilla para mensajes

Cuando este mensaje se guarda como plantilla aparece en la carpeta correspondiente a la cuenta de correo.

Vista de la carpeta de plantillas

A nivel interno la plantilla es un mensaje de correo electrónico que puede guardarse en formato eml sin problemas. Y el contenido es lo bastante plano como para construirlo con un programa. Es algo que debería haber visto hace mucho por las utilidades que tiene en una oficina.

FCC: imap://victor%40venexma.es@imap.gmail.com/Sent
X-Identity-Key: id5
X-Account-Key: account10
From: =?UTF-8?Q?V=c3=adctor_Moral?= <victor@venexma.es>
Subject: Resumen del al
X-Enigmail-Draft-Status: N11100
Message-ID: <b710834c-62c8-9a5c-11ef-8a8a057b7575@venexma.es>
Date: Fri, 5 Jun 2020 08:44:36 +0200
X-Mozilla-Draft-Info: internal/draft; vcard=0; receipt=0; DSN=0; uuencode=0;
 attachmentreminder=0; deliveryformat=4
User-Agent: Mozilla/5.0 (X11; Linux x86_64; rv:68.0) Gecko/20100101
 Thunderbird/68.8.0
MIME-Version: 1.0
Content-Type: text/html; charset=utf-8
Content-Language: es-ES
Content-Transfer-Encoding: 8bit

<html>
  <head>

    <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
  </head>
  <body>
    <h2>Resumen <br>
    </h2>
    <h3>Avances visibles</h3>
    <ul>
      <li><br>
      </li>
    </ul>
    <h3>Avances no visibles</h3>
    <ul>
      <li><br>
      </li>
    </ul>
    <h3>Incidencias resueltas</h3>
    <ul>
      <li><br>
      </li>
    </ul>
    <h3>En breve</h3>
    <p><br>
    </p>
    <pre class="moz-signature" cols="72">-- 
Víctor Moral
Informática</pre>
  </body>
</html>

En Thunderbird, además, puedes copiar o mover mensajes fácilmente entre cuentas. Esto facilita crear una y adaptarla a cada una para que aparezca la firma o el tipo de letra o cualquier otro cambio.

Y si abrimos el menú contextual sobre el mensaje tenemos lo siguiente:

Menú contextual para una plantilla

Si creo un mensaje a principio de semana con una de estas plantillas, lo guardo como borrado y diariamente lo edito tengo un flujo de trabajo cómodo con posibilidad total de revisión antes de enviarlo el viernes.

Y antes de terminar una sola cosas más. Lo anterior es sencillo si se emplea una cuenta IMAP pero la cosa se complica un poco si es POP3 o se usan carpetas locales de otro tipo. En ese caso tal vez no sea tan sencillo de usar, pero aún así sigue siendo práctico.